Blog

Con información de: A blueprint for remote working: Lessons from China. Bick, R., Chang, M., Yu, T. McKinsey, marzo 2020.

La semana pasada, Kamaleo® facilitó el webinar titulado: Productividad en el trabajo virtual, que tuvo el objetivo de analizar maneras de alcanzar la prosperidad organizacional en un nuevo contexto de cambio.

Resultó valioso escuchar la perspectiva de los participantes con respecto al nivel de impacto que la contingencia ha tenido en su forma de trabajar. Algunos requirieron cambiar por completo su modelo de negocio, mientras que otros experimentaron un aumento inusitado en la demanda. Sin importar cuál fue la respuesta, hubo un elemento que tuvieron en común: la necesidad de abordar temas de productividad en el trabajo virtual.

Las preguntas que plantearon fueron:

• ¿Qué estrategias implementar para mantener o aumentar la productividad?
• ¿Cómo medir la productividad, considerando que estamos trabajando de manera virtual?
• ¿De qué forma hacer frente al burn out o desgaste profesional?

Y para responder a estas cuestiones, resulta fundamental observar el ejemplo de países que van liderando el camino, no solo por el desempeño tecnológico, sino por el momento en el que requirieron hacer cambios en sus dinámicas organizacionales debido al cambio de contexto.

En esta contribución, analizaremos algunas prácticas que China implementó exitosamente, y cómo resultan ser cuestiones que están al alcance de las empresas en México, pues pueden lograrse sin grandes inversiones.

Lo primero que los chinos lograron, fue ubicar el trabajo virtual como un área de oportunidad, que, de ser bien gestionada, lograría mantener la productividad, y, además, el estado anímico. Esta premisa fue traducida a ocho iniciativas principales:

1. Diseño de una estructura efectiva: El trabajo virtual demanda reconsiderar la manera en que los equipos de trabajo están configurados. ¿Son tan grandes que es difícil mantenerse al tanto de sus logros y necesidades?

En caso de que la respuesta sea afirmativa, la propuesta del país asiático es concentrarse en equipos pequeños y efectivos que cuenten con objetivos claros.

2. Liderazgo en la distancia: Dependiendo de la cultura organizacional, surge la necesidad de reconsiderar tanto el contenido de los mensajes como el canal utilizado. Algunos líderes chinos renunciaron a los canales corporativos y eligieron darse el tiempo de enviar mensajes personalizados directamente a los teléfonos de los colaboradores.

Esto, sobre todo cuando el contenido a transmitir tenía que ver con cambios relevantes en la dinámica laboral, o con actualizaciones referentes a la pandemia; por lo que el colaborador agradecía la cercanía con su líder de equipo.

Esta estrategia es un ejemplo de acciones fáciles de implementar sin recursos extra, enfocadas en cualidades relacionadas con el estilo de liderazgo en el que prepondera la preocupación por el otro; lo que sin duda tiene un efecto inmediato en la productividad.

3. Proponer una cultura de cuidado: Muchas empresas en China se están esforzando porque sus colaboradores sientan que están siendo atendidos y que sus líderes se preocupan honestamente por ellos. Por esto, frecuentemente abren espacios para compartir las mejores prácticas, historias de éxito y desafíos que están enfrentando.

Por ejemplo: ¿estás al tanto del estado de salud de tus colaboradores y sus familias? ¿Quién de ellos está trabajando excepcionalmente bien en el mundo virtual y podría compartir al resto la manera en que lo está logrando?

4. Encontrar una nueva rutina: Durante la contingencia emerge la necesidad de revisar procesos y flujos de trabajo. Se requieren ajustes que en tiempos normales habrían sido pasados por alto; por lo que es el momento de evaluar la frecuencia de las tareas, los roles y el nivel de autoridad en la toma de decisiones.

¿Necesitas una cadencia distinta para comunicarte con tus colaboradores?

5. Canales de comunicación y herramientas digitales: Bick, Chang & Yu (2020) proponencanales, situaciones y consideraciónes de comunicación que se resumen en la siguiente imagen. Vale la pena tener presentes las ventajas y desventajas de cada canal para asegurarse de mantener una cadencia sencilla pero efectiva.

Dentro de las consideraciones de comunicación se destaca la importancia de distinguir entre lo urgente y lo importante. Esto es un tema fundamental para cada organización, pues dependerá de factores particulares como el giro, la cultura organizacional y los objetivos a corto plazo que se hayan establecido.

Puedes preguntarte: ¿Qué clasifico como importante y qué como urgente? ¿Qué canales son mejores para cada uno de los casos?

6. Sacar partido de la tecnología. En este punto, los autores no se refieren a lo último en infraestructura, sino a la necesidad de dar importancia a la ergonomía y a la conexión estable a internet. A pesar de ser factores fundamentales, dado el enfoque en lo urgente, muchas veces se pasan por alto.

7. Tomar la seguridad con seriedad. Hacer simple la adopción de políticas relacionadas con la seguridad es crucial. Los líderes de empresas chinas enfatizan la importancia de que todos los integrantes de la organización comprendan las razones de las acciones a tomar, así como que éstas sean fáciles de seguir.

8. Aprendizaje continuo: Los líderes en China sin temor se preguntan: ¿Qué no está funcionando? Si bien es muy valioso cuando la pregunta se hace en sentido positivo (¿Qué está funcionando?); con la finalidad de replicar estrategias funcionales; en momentos de incertidumbre y cambio, los asiáticos han visto beneficios en ir directamente al grano.

En temas de trabajo virtual, ¿qué necesita ser modificado de inmediato para acercarnos al resultado esperado?

Como puedes notar, las ocho iniciativas tomadas en China en relación con el trabajo virtual están directa o indirectamente relacionadas con:

• Estrategias para aumentar la productividad
• Medición de objetivos
• Manejo del desgaste profesional

Nos encantará leer qué ideas resuenan en ti y cómo crees que puedes contribuir a la mejora del trabajo virtual en tu organización. Si deseas conocer la bibliografía consultada, así como más información referente al tema, escríbenos a info@kamaleo.net

Crédito Fotos: www.shutterstock.com