Blog

Tomado de: “How to Do Hybrid Right”. Por Lynda Gratton de HBR Magazine (May–Jun 2021)

En el nuevo contexto, las compañías han adoptado el trabajo virtual de forma relativamente rápida. Los colaboradores han experimentado una mayor flexibilidad sobre dónde y cuándo trabajar. Por su parte, los líderes han descubierto que esta modalidad de trabajo es viable y reconocen que se vive un momento único para reconfigurar el trabajo, sobre todo estableciendo modelos híbridos, que combinen el trabajo remoto o virtual con la modalidad presencial.

Sin embargo, para hacer una transición exitosa hacia esta modalidad de trabajo de forma sostenida, las organizaciones requieren diseñar ciertos elementos y prepararse, tomando en cuenta las inquietudes y necesidades humanas, no sólo las institucionales.

Las variables del trabajo híbrido

Para diseñar un modelo de trabajo híbrido, es necesario tomar en consideración dos variables, que funcionan como dos ejes de un cuadrante: el lugar y el momento.

Millones de trabajadores alrededor del mundo en los últimos meses, han hecho un cambio repentino de ser colaboradores restringidos a un solo lugar de trabajo (que en muchos casos era la oficina) a trabajar en casa o en donde quieran.

Pero también se ha experimentado un cambio en el momento: trabajando de forma síncrona (al mismo tiempo que otros compañeros – En un horario de 9 a 5, por citar un ejemplo) a una forma asíncrona, que hace referencia a trabajar en el momento que el colaborador lo decida, cumpliendo con objetivos y tiempos de entrega específicos.

Pero, más allá de lo experimentado en una primera instancia, hay algunas interrogantes que se plantean cuando se busca mantener una modalidad de trabajo alternativa a la presencial.

• ¿Qué roles en la organización pueden trabajar en un formato híbrido y cuáles no?
• ¿Qué tipo de funciones o actividades se pueden realizar de forma remota o asíncrona y cuáles requieren la parte presencial?
• ¿Es necesario tomar en cuenta el punto de vista de los colaboradores, esto es sus necesidades y preferencias?
• ¿Cómo ganar flexibilidad sin dejar de lado la productividad y la rendición de cuentas?

El artículo referenciado nos da algunas respuestas sobre el futuro (y la sustentabilidad) del trabajo híbrido.

Qué implica activar el trabajo híbrido de forma sostenida

Hay cuatro diferentes perspectivas que se requieren analizar para determinar las particularidades (políticas y lineamientos) del trabajo híbrido en una organización. Estas toman en cuenta tanto las necesidades de la organización como la parte humana.

• Naturaleza de los roles y actividades
• Preferencias de los colaboradores
• Proyectos y cargas de trabajo
• Inclusión y equidad

Roles y actividades. Desde esta perspectiva, hay cuatro drivers críticos para la productividad, en un rol o en una actividad: energía, foco, coordinación, cooperación. Hay que determinar qué es lo que se espera en términos de estos drivers y cómo se verán impactados si se modifican las variables de lugar y momento. Aquí algunos ejemplos:

• Un rol de planeación o un rol estratégico. Su driver de productividad es foco, pues requieren trabajar por periodos largos sin distracciones. El momento puede ser asíncrono y si se establecen lineamientos para coordinarse con otros, el lugar puede ser indistinto, pudiendo trabajar ya sea en la oficina o desde otro lugar
• Un líder de equipo. Su driver de productividad es coordinación, ya que requieren comunicarse y dar feedback frecuente hacia otros. El momento requiere ser síncrono y el lugar pudiera ser indistinto, aunque dependerá de otras variables inherentes al área o función
• Una actividad de innovación, mejora o proyectos. Aquí el driver crítico es cooperación y la variable clave es el lugar, ya que implica interacciones cara o intervenciones “en piso” entre colegas, clientes y/o proveedores para generar ideas en distintas modalidades. En la medida que se cuente con más herramientas de colaboración virtual, se podrán optimizar las actividades que involucren co-crear en un lugar y momento compartido
• Una actividad que demande mantener niveles altos de energía. Cualquier rol requiere de este driver en algún momento. El momento y el lugar adecuado dependerá de cada equipo de trabajo. Hay quienes se sienten más energizados trabajando desde casa y hay quienes se sienten aislados. Trabajar de forma síncrona incrementa la cooperación pero también incrementa las interrupciones y puede hacer que el foco disminuya. Como equipo se deberá determinar lo mejor para cada caso.

Preferencias de los colaboradores. Colaboradores con un mismo rol, tienen diferentes necesidades e inquietudes en cuanto al trabajo híbrido, pues tienen diferentes contextos. Es valioso identificar a través de diagnósticos, cuándo y dónde los trabajadores se sienten más energizados y qué requieren para incrementar sus niveles de cooperación, coordinación y enfoque.

Lo anterior ayudará también a determinar las acciones para mantener la seguridad de las operaciones, fomentar el liderazgo, la cultura organizacional y la proyección de la organización hacia sus diferentes stakeholders.

Proyectos y cargas de trabajo. En este sentido es crucial tomar en cuenta que la migración a un esquema híbrido modifica la estructura del flujo de trabajo. Se necesitan ajustes de fondo en los sistemas de gestión para mantener y potencializar la coordinación entre las áreas. Una forma de hacerlo es invirtiendo fuertemente en tecnología y otra, respondiendo estas tres preguntas:

• ¿Hay tareas que son redundantes y se podrían simplificar?
• ¿Qué tareas se pueden automatizar o reasignar a otros fuera del equipo?
• ¿Podemos imaginar nuevos propósitos para nuestro lugar de trabajo?

Inclusión y equidad. Se recomienda poner especial atención, ya que la falta de cuidado de estas variables impacta en la productividad, incrementa el burnout (cansancio), la rotación y reduce la colaboración.

La clave en esta perspectiva está en establecer lineamientos claros aplicables a toda la organización, más que dejar que cada equipo se auto-gestione, ya que es lo que genera el sentido de falta de equidad. También ayuda el involucrar a la mayor cantidad de colaboradores posible en el proceso de diseño, haciendo que su voz se escuche, escuchen la de otros e identifiquen la naturaleza de los cambios.

Comentario final 

Los líderes en las organizaciones han descubierto el lado positivo del trabajo híbrido. Para hacer de este un modelo de trabajo exitoso en el mediano y largo plazo, se requieren hacer preparativos y ajustes de fondo. La recompensa serán ambientes de trabajo con mayor propósito, más productivos, más agiles y más flexibles.

Para concluir, un par de reflexiones:

• ¿El trabajo híbrido en tu organización fomenta la productividad y el bienestar de los colaboradores?
• ¿Éste acentúa los valores organizacionales y promueve la cultura deseada?

Nos encantará conocer tus comentarios. Kamaleo® da soporte a las organizaciones para migrar al trabajo híbrido de manera sostenida así como para implementar otros cambios estratégicos. Si deseas conocer más, escríbenos a info@kamaleo.net