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Hace unas semanas Dulce María Vázquez, socia fundadora de Kamaleo® me preguntaba si podía ubicar algún artículo sobre cómo hacer un buen cierre anual, es decir, qué contemplar desde el punto de vista organizacional o de liderazgo para cerrar el ciclo del año de manera óptima.

Al revisar la literatura existente, me encontré con variedad de artículos sobre cierres fiscales. También, con muchos otros que abordan “tips para crear o mantener tus propósitos de año nuevo”.

Pero, ¿qué debería suceder en el inter? Más allá del cierre contable de fin de año, ¿qué hacer antes de pensar en los propósitos de año nuevo?

Aquí algunas ideas tomadas de la bibliografía encontrada al respecto:

Para las empresas en las que el fin de año es “temporada alta”, es el momento en el que el desgaste se hace presente en los colaboradores, sin embargo, es cuando más se requiere ejecutar con precisión para asegurar se alcanzan las metas proyectadas.

A pesar del incremento en las cargas de trabajo, se requiere motivar a los colaboradores a mantener el orden y la disciplina: el apego a procesos, políticas, controles y al registro correcto de información. Llegar a la meta es importante, pero el cómo también es crucial para asegurar la satisfacción de los clientes. También para que al final de la temporada se cuente con información confiable que permita el análisis y los ajustes correspondientes.

En los casos en los que la actividad operativa disminuye, es el tiempo para realizar tareas de mantenimiento, para evaluar lo qué funcionó e identificar las brechas, para implementar cambios que optimicen los productos o los procesos, para entrenar a los equipos de trabajo en nuevas políticas o disposiciones, entre otros. Por lo tanto, se debe considerar la asignación de recursos y tiempo para estas actividades, que lejos de ser triviales, ayudan a preparar e iniciar el siguiente ciclo con mayor eficacia.

Es tiempo de reconocer los logros. Es un buen momento para hacer saber a los colaboradores el impacto de su contribución en logro de los objetivos. El reconocimiento moral tiene un mayor efecto que el económico, aunque una combinación de ambos es un combo ganador.

Los líderes se pueden valer de notas de agradecimiento o  menciones directas en reuniones grupales o en eventos del fin de año. Lo importante es que sean mensajes simples, cortos y positivos y que la entrega de algún detalle extra se pueda visualizar como una recompensa por el compromiso impreso durante el periodo. 

Es tiempo de descansar. Es válido y muy importante “recargar pilas” para un siguiente ciclo. Sin embargo, a algunos líderes les cuesta trabajo este periodo de supuesta desconexión.

Por un lado, hay quiénes se mantienen trabajando toda la temporada para ponerse al corriente con los pendientes, aprovechando que hay menos distractores o cierto tiempo libre. Incluso, si no es en el ambiente laboral, algunos sólo cambian de contexto para mantenerse ocupados y con la idea de ser lo más productivo posible. El problema es que no somos máquinas y se corre el riesgo de “quemarnos” en algún punto.

En el otro extremo están los que se desconectan completamente para pasar el fin de año en extrema inactividad. Uno esperaría que después de ello, se regresa refrescado y listo para un nuevo ciclo, pero en muchas ocasiones el sentimiento es de frustración (¿Qué hice todo este tiempo?) y de falta de preparación.

Lo mejor es planear el descanso, estableciendo algunas metas para la temporada, por ejemplo:

• Realizar un cambio de switch para despejar la mente y el cuerpo
• Crear o cumplir con alguna tradición
• Reconectarse con otras personas y con uno mismo
• Buscar inspiración en otros ambientes y contextos

En el ámbito del liderazgo, algunos expertos recomiendan en esta temporada: fomentar entre los colaboradores la auto-responsabilidad, dar feedback positivo, inspirar a través del ejemplo y mejorar las relaciones. El arte del liderazgo radica en que, cada uno con su estilo de liderazgo auténtico,  logre mantener la autoridad y toma de decisiones efectiva; mientras construye relaciones de confianza con sus colaboradores.

Por último, sí hay que hacer cierres. Pero además del contable, considerar el financiero, el comercial y el operativo. También, si no se ha realizado, identificar las prioridades del siguiente año (Algunas empresas realizan su planeación desde inicios del último trimestre o antes). 

Más allá de fijar las metas a nivel personal, de equipo o empresa, el enfoque debe estar en los “comos”: identificando posibles obstáculos a la estrategia, creando planes de contingencia, encontrando aliados clave, ubicando los nuevos hábitos que se requieren para lograr las metas, desarrollando la narrativa de cambio, etc.  

Algunos especialistas recomiendan dedicar las primeras ocho semanas del año para terminar de ajustar los planes y luego iniciar su implementación. (Dependerá del ciclo operativo de cada empresa, sin embargo, la idea es dedicar más tiempo a la definición de los comos, incluso si el nuevo ciclo ya ha comenzado).

Como se puede ver, la temporada de fin de año, es un periodo crucial en el ámbito organizacional. La palabra clave es conexión, pues implica la transición de un ciclo operativo a otro, pero también representa la oportunidad para conectarse nuevamente a nivel personal y con los demás.

El 2020 ha iniciado, pero aún estás a tiempo de activar algunos de los puntos mencionados.

• ¿Qué más nos recomiendas para hacer un buen cierre de año e inicio del siguiente?
• ¿Ya tienes definidos tus propósitos organizacionales para el 2020?

Nos encantará leer tus comentarios. Si deseas conocer la bibliografía consultada para redactar este artículo, escríbenos a soporte@kamaleo.net

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